Ausschreibung erstellen: Wie öffne ich eine erfolgreiche Ausschreibung?

Kapitel

1. Kurz und knapp zusammengefasst
2. Was ist eine Ausschreibung?
3. Kontext des Ausschreibungsbeispiels aus der Praxis
4. Fünf Schritte zur erfolgreichen Ausschreibung erklärt
5. Tipps für deine Ausschreibung
6. Fazit
7. Video: Ausschreibungen meistern: Herausforderungen und Lösungen für Ausschreibende

Kurz und knapp

Die perfekte Ausschreibung ist Teamarbeit, beginnt bei der Bedarfsanalyse und endet mit einer rechtssicheren Vergabe. Erfolgsfaktor: Den Prozess sauber vorbereiten, Bedürfnisse glasklar formulieren, Anbieter strategisch auswählen und flexibel auf neues Wissen reagieren.

Isabel De Cavel, Juristin, GO! het Gemeenschapsonderwijs:

„Die wichtigste Investition war Zeit: Jede Stunde, die wir in Vorbereitung gesteckt haben, hat uns später Arbeit gespart.“

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist eine formale Einladung an Anbieter:innen, Angebote für eine klar beschriebene Leistung abzugeben. Gerade öffentliche Organisationen wie GO! müssen dabei gesetzliche Vorgaben beachten, um Transparenz und Gleichbehandlung sicherzustellen.

Wichtig sind eine präzise Leistungsbeschreibung, Teilnahmebedingungen, Fristen und transparente Bewertungskriterien. Ziel ist die Auswahl des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses – bei GO! steht aber auch Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit der digitalen Lösung im Fokus.

Es wird zwischen der öffentlichen Ausschreibung und der beschränkten Ausschreibung unterschieden. GO! konnte aufgrund des Auftragsvolumens eine beschränkte Ausschreibung durchführen. Je nach Land und Organisation unterscheiden sich dabei die Anforderungen an beschränkte und öffentliche Ausschreibungen.

Der Kontext zur Ausschreibung der GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap

GO! ist eine autonome Einrichtung der flämischen Regierung und organisiert das offizielle Bildungswesen in der niederländischsprachigen Region Belgiens. Mit über 1000  Schulen, 340.000 Schüler:innen und etwa 35.500 Mitarbeitenden ist GO! eine der größten Bildungsorganisationen Flanderns.

„Wir haben viele Schulen und auch verschiedene weitere Bildungseinrichtungen, das macht die Koordination komplex“

Isabel De Cavel, Juristin, GO! het Gemeenschapsonderwijs:

Der digitale Wandel war längst überfällig, insbesondere wenn es um die Digitalisierung der Wahlprozesse in den Schulvorständen geht.

1 GO ist die flämische (belgische) Bildungseinrichtung mit 932 Institutionen in 26 Schulgruppen und 11 Bildungsformen. Der Hauptsitz befindet sich in Brüssel; das Bild zeigt eine Karte mit allen GO-Schulgruppen in Belgien.

Ausschreibungserfahrungen aus der Praxis von über 1000 Schulen

Ausschreibungen sind das Herzstück jeder digitalen Beschaffung, besonders im Bildungs- und Nonprofit-Sektor. Ein vermeintlich „bürokratisches“ Dokument kann hier über Projekterfolg oder Frust entscheiden – und mit transparenten und klugen Prozessen der Organisation auch Vertrauen nach außen sichern. Im Austausch mit Isabel de Cavel, Juristin bei GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, wurde deutlich: Hinter jeder gelungenen Ausschreibung steht ein Team, das Hand in Hand von der Bedarfsanalyse bis zur finalen Vergabe arbeitet.

5 Schritte zur erfolgreichen Ausschreibung

Wir haben viele Ausschreibungen gesehen, doch keine war bisher so strukturiert und gut organisiert wie die der GO!

Diese 5 Schritte haben durch Struktur zum Erfolg geführt und können so weiter angewendet werden. Eins vorab: Hausaufgaben musste das Team um Isabel auch nach der Schule noch machen.

1. Bedarfsanalyse – das Fundament

Der erste und wichtigste Schritt ist die gemeinsame Analyse der Bedürfnisse. Isabel berichtet:

„Wir haben ein Team aus verschiedenen Fachbereichen gebildet – neben mir als Juristin auch die IT, Wahlorganisatoren aus den Schulen, Projektmanagement.“

Dabei wurden alle Anforderungen genau erfasst, funktionale (z.B. Benutzerfreundlichkeit, Sprache) und nicht-funktionale (Datenschutz, Sicherheit).

„Die Basis ist ein detailliertes Anforderungsdokument, auf das wir uns durchgehend beziehen.“

Dauer: Ungefähr einen Monat, 25% Prozent, bzw. ein Viertel der Gesamtzeit bis zur Unterschrift, laut Isabel. Das ist aber abhängig von der Art der Ausschreibung und dem Ausschreibungsvolumen.

2 GO bereitete eine PowerPoint-Präsentation vor, in der der Ist-Prozess und der Soll-Prozess für das Wahlprojekt dargestellt wurden. Das Ablaufdiagramm verdeutlichte dem Bieter den Umfang und zeigte, wie sich dieser in die Lösung übersetzen lässt.

2. Marktanalyse und Anbieterauswahl - Mindestens drei Anbieter nötig

Nach Fertigstellung der Bedarfsliste schaute GO! gezielt auf den Markt. Die Recherche hat weitestgehend online stattgefunden. Isabel:

„Wir haben uns andere Behörden und Bildungsprojekten angeschaut, die digitale Wahlsysteme nutzen, waren aber auch ganz klar auf unsere speziellen Regelungen fokussiert.“

GO! startete mit etwa sieben möglichen Anbietern, eliminierte schon in der ersten Kommunikationsphase jene, die wichtige Anforderungen wie eine niederländische Oberfläche nicht erfüllten.
Die finale Einladung zur Angebotsabgabe ging an drei Anbieter – die „juristisch notwendigen Mindestzahlen“, wie Isabel erklärt.

2 NemoVote beantwortete die GO-Ausschreibung in dem wir die Prozesse und Anforderungen an die Abstimmungslösung der GO in unsere Wahlsoftware übersetzt haben. 9 Stakeholdergruppen werden in 13 Schritten von der Initiierung des Anwalts bis zur Annahme der Abstimmung durch den Rat dargestellt.

3. Die Ausschreibung formulieren: Transparente und klare Gewichtung

Mit den erarbeiteten Anforderungen wurde die Ausschreibung klar formuliert und strukturiert.
Isabel schildert:

„Wir legen offen, wie die Gewichtung ist – die Qualität der Lösung hatte bei uns den größten Anteil, gefolgt von Kosten und Umsetzungsplan.“

Das Dokument schrieb vor, wie die Lösung technisch, rechtlich und organisatorisch zu funktionieren hatte und welche Fristen einzuhalten sind.

4. Dialog und Bewertung der Anbieter: Gewichtetes Punktesystem

Vor der finalen Bewertung führte GO! Gespräche und Demo‑Präsentationen durch. 

„Es war sehr wichtig, die Lösungen live zu sehen, auch um Usability und Verständlichkeit für unsere Nutzer:innen einzuschätzen.“

Danach vergab ein Punktesystem die Noten für alle Angebote. Als klarer Gewinner ging NemoVote hervor. „Wir haben viel Wert auf den guten Ablauf gelegt, auch auf schnelle und transparente Kommunikation mit den Anbietern“, ergänzt Isabel.

Bewertet wurden:

1. Preis - Drittelregelung: Der günstigste Anbieter erhält die volle Punktzahl, der zweitgünstigste gemäß einer Formel Punkte = (niedrigster angebotener Preis / angebotener Preis) * Maximalpunktzahl. Das heißt relativ abhängig davon wie viel teurer der nächsthöhere angebotene Preis war, erhält der dazugehörige Anbieter anteilig die prozentuale Punktzahl.

2. Erfüllung der Anforderungen: Funktional und Nicht-Funktional gibt es Muss-Anforderung, Sollte-Anforderung, Könnte-Anforderung. Je mehr Kriterien erfüllt wurden, desto höher die Bewertung.

3. Referenzen und Team: Sind passende Referenzen vorhanden? Dann erhält der Anbieter die Punkte

4. Umsetzungsplan: Kann der Anbieter einen realistischen Umsetzungsplan des Projekts vorlegen? Wie sieht das Projekt-Team aus?

5. Vertrag & Implementierung

Nach Zuschlag kam die gemeinsame Umsetzung. Isabel lobt die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit NemoVote:

„Wir konnten noch individuelle Details, z.B. die genaue Begriffsdefinition oder zusätzliche Funktionen, gemeinsam festlegen.“

Das Projektteam behielt flexibel Zeit und Ressourcen für Anpassungen frei und der Zeitplan zur Umsetzung und passenden Entwicklung konnte vorbildlich erfüllt werden. Die Abnahme hat bereits Juni 2025 stattgefunden.

November 2025 geht das System bei GO! in den Echtbetrieb mit den ersten digitalen Schulwahlen, den Vorstandswahlen.

Best Practice & Praxistipps zur erfolgreichen Ausschreibung

• Investiere ausreichend Zeit in die Bedarfserhebung. „Das ist das Fundament, ohne das man nicht weiterkommt“, so Isabel.
• Bilde ein interdisziplinäres Team. Nur so findest du alle Perspektiven und erwartete Anforderungen frühzeitig.
• Kommuniziere offen und transparent während der gesamten Ausschreibungs- und Projektphase.
• Nutze punktbasierte Bewertungssysteme mit klarer Gewichtung, um fair und nachvollziehbar zu entscheiden.
• Baue ausreichend Raum für Feedback‑ und Anpassungsschleifen ein.

Fazit: Hausaufgaben machen, vorbereitet sein, im Team Erfolg haben.

Die erfolgreiche Ausschreibung bei GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap ist ein Best-Practice-Beispiel, wie Teamarbeit und gründliche Vorbereitung digitale Projekte in großen, komplexen Organisationen möglich machen.

Isabel De Cavel fasst zusammen:
„…man muss sich immer wieder Zeit für die Vorbereitung nehmen – jede Stunde, die man hier investiert, spart später viel Aufwand. Wir sind sehr froh, dass wir diesen Weg genommen haben.“

Mit klaren Zielen, strukturierten Prozessen und starken Partnern an der Seite wird jede Ausschreibung zum Erfolg. Die digitale Wahlplattform NemoVote steht für effiziente, sichere und benutzerfreundliche Prozesse – eine Investition in die Zukunft der Schulorganisationen.

Ausschreibungen meistern: Herausforderungen und Lösungen für Ausschreibende

Wenn du die ganze Geschichte der Ausschreibung von Isabel hören willst, schau dir unseren Podcast an:

(Englisch: Mastering Public Tenders: Challenges and Solutions for Tenderers)