Wie der DKHV seine Wahl zum Ehrenamtsrat mit NemoVote digitalisierte

Kapitel

1. Die DKHV-Wahl auf einen Blick

2. Freiwillige in ganz Deutschland erreichen

3. Von lokalen Abstimmungen zu manuellem Aufwand

4. Warum die digitale Stimmabgabe der nächste Schritt ist

5. Ein klares und sicheres Wahlinstrument finden

6. Erstellung von Wählerlisten mit Unterstützung

7. Die Stimmabgabe einfach und zuverlässig machen

8. Schnellere Ergebnisse und breitere Beteiligung

9. Was andere Organisationen lernen können

10. Eine einfachere Zukunft für ehrenamtliche Wahlen

1. Schneller Überblick

Als der Deutsche Kinderhospizverein e.V. (DKHV ) die Ehrenamtsratswahl 2026 vorbereitete, wollte er sich von einem zeitaufwändigen und schwer zu handhabenden Verfahren lösen.

Bislang wurden die Stimmen vor Ort mit Papierstimmzetteln gesammelt und anschließend manuell ausgezählt.

Mit fast 1.500 Freiwilligen, die sich in verschiedenen Formen der Unterstützung, Öffentlichkeitsarbeit und Büroarbeit in ganz Deutschland engagieren, benötigte die DKHV ein Verfahren, das einfacher und zugänglicher ist und weniger von persönlichen Treffen abhängt.

Mit NemoVote konnte die Wahl digital, sicher und mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand durchgeführt werden.

Das Ergebnis:

• Freiwillige konnten online wählen
• jede Person konnte nur einmal wählen
• die Stimmen wurden automatisch gezählt
• die Ergebnisse waren sofort verfügbar
• die Organisation erhielt eine offizielle PDF-Dokumentation

2. Die Herausforderung: Wahl eines Freiwilligenrats in ganz Deutschland

Der DKHV wurde 1990 gegründet und unterstützt Familien mit Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen mit lebensverkürzenden Erkrankungen.

Die Organisation bietet Unterstützung in Bereichen wie:

• psychosoziale Betreuung
• Alltagsentlastung für Familien
• Trauerbegleitung
• Unterstützung für Geschwister
• Politische und gesellschaftliche Lobbyarbeit
• Bundesweite Vernetzung mit Ehrenamtlichen, Fachleuten und Institutionen

Für die Freiwilligen spielt der Freiwilligenrat eine wichtige Rolle. Er vertritt die Interessen der Freiwilligengemeinschaft und fungiert als beratendes Gremium für den Vorstand und die für die Freiwilligenarbeit zuständige Stabsstelle.

Die Wahl findet nur alle drei Jahre statt, was die Wahl 2026 besonders wichtig macht.

Die Herausforderung war klar: Der DKHV brauchte eine verlässliche Möglichkeit, Ehrenamtliche in ganz Deutschland zu erreichen, ohne sich nur auf persönliche Treffen vor Ort zu verlassen.

3. Das alte System: Papierstimmzettel und manuelle Auszählung

In der Vergangenheit wurden die Wahlen zum Freiwilligenrat auf sehr traditionelle Weise durchgeführt.

Die Stimmzettel wurden vor Ort in den ambulanten Kinder- und Jugendhospizdiensten gesammelt und anschließend manuell ausgezählt.

Das bedeutete:

• Vorbereitung und Verteilung von Stimmzetteln
• Einsammeln der Stimmen an verschiedenen Orten
• je nach Anwesenheit vor Ort
• die manuelle Auszählung der Stimmen
• anschließende Dokumentation der Ergebnisse

Der Prozess erforderte einen hohen Koordinationsaufwand und war stark davon abhängig, ob die Menschen physisch anwesend waren.

Mirjam Landmesser (Verantwortliche der Stabsstelle für Freiwilligenarbeit bei der DKHV): "Die analoge Abstimmung war organisatorisch sehr anspruchsvoll, zeitaufwendig und stark von der Anwesenheit aller Beteiligten abhängig."

4. Warum die DKHV beschlossen hat, die Wahl online durchzuführen

Die Entscheidung, ein digitales Wahlinstrument zu verwenden, kam nicht plötzlich. Mirjam zufolge wurde die Idee bereits seit einiger Zeit erwogen.

Da die Wahl des Freiwilligenrats nur alle drei Jahre stattfindet, sah die DKHV in dieser Wahl den richtigen Zeitpunkt, um den nächsten Schritt zu tun.

Das wollte die Organisation tun:

• das Wahlverfahren zu modernisieren
• die Arbeitsbelastung für die Fachkräfte vor Ort reduzieren
• die Stimmabgabe für Freiwillige zu erleichtern
• einen klareren und transparenteren Prozess zu schaffen
• mehr Menschen als bisher zu erreichen

Für die DKHV war die digitale Stimmabgabe auch eine Möglichkeit, mit der Zeit zu gehen.

Mirjam Landmesser: "Wir haben gesagt, wir müssen uns ganz bewusst mit dem digitalen Zeitalter auseinandersetzen und diesen Schritt gehen."

Eine digitale Wahl entlastete auch die Fachkräfte vor Ort, die bisher den papierbasierten Wahlvorgang unterstützen mussten.

5. Die Entscheidung für NemoVote: Klarheit, Unterstützung und Datenschutz

Bevor er sich für NemoVote entschied, untersuchte Markus Knöß, ehrenamtlicher Mitarbeiter der DKHV, mehrere Online-Abstimmungstools.

Der Auswahlprozess war nicht einfach, da viele Plattformen verfügbar waren. Die DKHV hatte jedoch klare Anforderungen.

Die Plattform musste sein:

• verständlich
• geeignet für die Anforderungen des Datenschutzes (GDPR)
• flexibel genug für die Einrichtung der Wahl
• leicht zu verwalten
• transparent in seiner Struktur
• erschwinglich

Markus testete auch andere Optionen, darunter Microsoft Forms. Das Tool bot jedoch nicht genügend Konfigurationsmöglichkeiten für die Wahl und machte es schwierig, alle Wähler ohne großen manuellen Aufwand hinzuzufügen.

Markus Knöß: "Manche Tools waren so verwirrend, dass man gar nicht wusste, was sie von einem wollten."

Am Ende überzeugte NemoVote mit den gewünschten Einstellungen, einer klaren Struktur und einem direkten Support.

Markus Knöß: "Es passte perfekt zu dem, was wir brauchten und wollten. Und weil es sehr übersichtlich war, wurde im Grunde alles erfüllt."

6. Einrichten der Wahl: Wählerlisten, Excel-Upload und Unterstützung

Ein wichtiger Teil der Einrichtung war das Hochladen der Wählerlisten.

Für die DKHV beinhaltete dies das Hinzufügen von Informationen wie:

• Nutzernamen
• E-Mail-Adressen
• Anzeigenamen
• Wählerlisten für verschiedene kleinere Wahlen

Zunächst war Mirjam die Excel-Formatierung und der Upload-Prozess nicht ganz klar, vor allem weil sie sich selbst als keine Excel-Expertin bezeichnete.

Nachdem sie NemoVote kontaktiert hatte, erhielt sie direkte Schritt-für-Schritt-Unterstützung.

Mirjam Landmesser: "Du konntest mir direkt helfen und mich Schritt für Schritt anleiten. Das hat es mir leicht gemacht, es zu verstehen und recht schnell zu bearbeiten."

Ein Punkt des Feedbacks war, dass die Verwaltung mehrerer Wählerlisten für mehrere kleinere Wahlen intuitiver sein könnte. Die DKHV musste Wählerlisten für verschiedene Wahlen erneut hochladen oder zuordnen.

Gleichzeitig machte der Support die Einrichtung überschaubar.

Mirjam Landmesser: "Durch deine persönliche Unterstützung und Anleitung war es schnell machbar und leicht zu verstehen."

Dieses Feedback hat uns von NemoVote auch dabei geholfen, herauszufinden, wo der Importprozess noch verbessert werden könnte, und wir arbeiten bereits daran, wobei die ersten Verbesserungen bereits veröffentlicht wurden.

7. Sichere und einfache Stimmabgabe für Freiwillige

Für die DKHV waren sowohl Sicherheit als auch Einfachheit entscheidend.

Die Organisation musste sicherstellen, dass:

• jeder Wähler nur einmal wählen kann
• die Stimmen anonym bleiben
• der Zugang sicher war
• der Prozess für digitale Erstwähler einfach ist
• das Vertrauen der Organisation und ihrer Mitglieder in die Wahl ist gewährleistet

Markus betonte, dass NemoVote viele nützliche Einstellungen bietet und dennoch einfach zu verstehen ist.

Markus Knöß: "Für uns war es sehr wichtig, dass jeder Wähler nur einmal wählen kann."

Auch für die Mitglieder war der Abstimmungsprozess einfach. Nach den Rückmeldungen, die Markus Knöß erhielt, empfanden viele Teilnehmer die Wahl als einfach und übersichtlich.

Sie beschrieben es als:

• nur zwei Klicks
• sehr übersichtlich
• leicht zu verstehen
• schwierig, etwas falsch zu machen

Markus Knöß: "Sie sagten, es seien zwei Klicks und sehr klar. Man konnte eigentlich nichts falsch machen."

Für viele Freiwillige aus allen Altersgruppen war es das erste Mal, dass sie an einer Online-Wahl teilnahmen. Eine gute Vorbereitung half, den Übergang reibungsloser zu gestalten.

8. Ergebnisse: Schnellere Zählung, offizielle Dokumentation und größere Reichweite

Eine der größten Verbesserungen betraf das Zählverfahren.

Zuvor mussten die Stimmen manuell ausgezählt werden. Mit NemoVote waren die Ergebnisse automatisch verfügbar und konnten als offizielle Dokumentation gespeichert werden.

Für die DKHV war dies wichtig, da die Wahlergebnisse innerhalb der Organisation geteilt und dokumentiert werden mussten.

Markus Knöß: "Man kann die Ergebnisse als PDF speichern und hat sie dann einfach schwarz auf weiß."

Die größten Vorteile waren:

• automatische Stimmauszählung
• sofortige Ergebnisse
• offizielle PDF-Dokumentation
• weniger manuelle Arbeit
• kein Risiko von Auszählungsfehlern

Mirjam Landmesser: "Mehrere Wahlen zur gleichen Zeit, Ergebnisse sofort und fehlerfrei: Das spart Zeit und Personalressourcen."

Durch die digitale Wahl war es auch einfacher, mehr Ehrenamtliche zu erreichen. Statt auf die Teilnahme an örtlichen Versammlungen angewiesen zu sein, konnte die DKHV die Freiwilligen direkt per E-Mail kontaktieren.

Markus erklärte, dass die örtlichen Versammlungen oft nur einen kleinen Teil der Freiwilligen erreichten. Mit der Online-Abstimmung konnte die Organisation eine viel größere Gruppe erreichen.

9. Lektionen für Organisationen, die auf digitale Wahlen umstellen

Die erste digitale Wahl der DKHV hat auch gezeigt, welche Faktoren für Organisationen wichtig sind, die von der Papierwahl zur Online-Wahl wechseln.

1. Vorbereitung der Wähler vor der Wahl

Ein Teilnehmer berichtete, dass die Wahl-E-Mail anfangs wie Spam aussah.

Die DKHV hatte die Mitglieder jedoch bereits im Vorfeld informiert, dass sie eine E-Mail von NemoVote erhalten würden. Diese Vorbereitung ermöglichte eine schnelle Klärung der Situation.

Mirjam Landmesser: "Unsere Kommunikation im Vorfeld war hier wirklich entscheidend."

Für künftige Wahlen könnte die Verwendung des eigenen Logos in der Wahl-E-Mail den Wiedererkennungswert der Botschaft erhöhen.

Siehe auch: NemoVote White Label

2. Eine leicht verständliche Plattform wählen 

Markus verglich viele Tools, bevor er sich für NemoVote entschied. Eine verwirrende Plattform hätte den Prozess erschwert, insbesondere bei einer ersten digitalen Wahl.

3. Support sicherstellen 

Für Mirjam war die direkte Unterstützung während des Excel-Uploads besonders hilfreich.

Mirjam Landmesser: "Viele Befürchtungen, sei es wegen Spam, technischen Problemen oder in meinem Fall wegen Excel, werden durch euren Support schnell ausgeräumt."

4. Den Wert offizieller Ergebnisse nicht unterschätzen 

Durch die automatische Auszählung und die PDF-Dokumentation fühlt sich die Wahl offizieller an und ist leichter zu vermitteln.

5. Die digitale Stimmabgabe kann die Arbeitsbelastung erheblich verringern

Für die DKHV lag der größte Unterschied nicht nur in der Wahl selbst, sondern auch in der Reduzierung der manuellen Arbeit rund um den gesamten Prozess.

10. Fazit: Die digitale Stimmabgabe machte die Wahl des Freiwilligenrats einfacher und transparenter

Die erste digitale Ehrenamtsratswahl der DKHV hat gezeigt, wie die Online-Wahl einen wichtigen demokratischen Prozess innerhalb einer bundesweiten Organisation vereinfachen kann.

Der Wechsel von Papierwahlen zu NemoVote hat der DKHV geholfen:

• die Arbeitsbelastung der Organisation zu reduzieren
• mehr Freiwillige zu erreichen
• die manuelle Auszählung der Stimmen zu vermeiden
• eine offizielle Ergebnisdokumentation zu erstellen
• die Stimmabgabe für die Teilnehmer zu erleichtern
• die Wahl transparenter zu gestalten

Für Mirjam ist die Rückkehr zu einem vollständig analogen Verfahren nur noch schwer vorstellbar.

Mirjam Landmesser: "Eine große Wahl mit so vielen Freiwilligen ohne ein digitales Tool erscheint mir jetzt viel angreifbarer und weniger transparent."

Auch Markus betonte, dass sich eine Rückkehr zur Papierwahl nicht mehr zeitgemäß anfühlen würde.

Markus Knöß: "Es ist einfach nicht mehr zeitgemäß."

Für Organisationen mit vielen Mitgliedern, verteilten Teams, ehrenamtlichen Strukturen oder papierbasierten Wahlprozessen zeigt die Erfahrung der DKHV, dass digitale Wahlen den Prozess einfacher, schneller und zuverlässiger machen können.

Mit guter Vorbereitung, klarer Kommunikation und der richtigen Unterstützung ist die Umstellung auf Online-Wahlen nicht nur möglich, sondern kann zu einer großen Erleichterung werden.

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